Les nouvelles technologies d’automatisation et de robotisation sont un des leviers de la transformation digitale des fonctions financières. Initialement réservée aux grands groupes, propulsée par un effet de hype, supposée complexe, onéreuse et aux impacts humains dévastateurs, cette petite révolution numérique s’adapte aux entreprises de taille moindre, générant de la productivité, de la flexibilité, et créant de nouvelles opportunités pour le plus grand nombre.
Une complexité apparente et des premiers résultats mitigés pour les grandes entreprises
Dans le contexte économique et concurrentiel actuel, la grande majorité des entreprises sont à la recherche de productivité à travers leur transformation digitale avec des processus numérisés de bout en bout. La promesse de la RPA (Robotic Process Automation) permettant de faire communiquer entre eux les systèmes informatiques en place sans impliquer la DSI, de robotiser des processus complets et de supprimer les tâches répétitives et avec elles les collaborateurs en charge, a sonné comme la ruée vers l’or.
Les directions métiers des grandes entreprises ont été les premières cibles des consultants et des offreurs de solutions survendues avec une terminologie obscure (RDA, RPA, AI, IA, ML, ICR, IDP, Bot, Data Mining, Neuronal, etc.). Les sociétés ont voulu faire faire vite et dans le cadre d’une préparation et d’une gouvernance de projet limitées. Les budgets ont explosé. Les premiers projets ont eu des résultats limités voire même ont été stoppés. On pensait robotiser des processus complets mais ce sont en fait des tâches parcellaires des collaborateurs qui ont disparu, pas les collaborateurs !
Complexe, cher, sans vrai ROI, réservé aux très grandes entreprises, telles ont été les premières conclusions. Mais une fois passé l’effet de hype, grâce à la mise en place d’une vraie stratégie d’automatisation, d’objectifs de productivité, de conformité et de qualité du travail plutôt qu’une simple réduction des effectifs et d’un partenariat finance/DSI, les sociétés ont commencé à voir des résultats tangibles.
Ces enseignements ont fait de la RPA, à la main des métiers, un formidable catalyseur pour l’automatisation et la robotisation intelligentes à la disposition du plus grand nombre.
Une technologie facile à s’approprier et accessible pour démarrer
En effet, à bien regarder, un robot RPA n’est que l’équivalent d’une macro excel codée avec des logiciels particuliers de sociétés telles que UiPath, AutomationAnywhere ou BluePrism pour ne citer que les leaders du marché. Ce robot ne fait que simuler les actions d’un opérateur (un comptable par exemple) sur les touches de son clavier pour déplacer des données d’une application à une autre, du web vers une application, etc.
Ces logiciels peuvent être téléchargés gratuitement, dans leur version la plus simple, sur les sites des fournisseurs. Moyennant une courte formation en ligne, on peut développer ses premiers robots en quelques heures ou quelques jours.
Ce type de robots, dits RDA pour Robotic Deskop Automation, représente 80 % des applications selon les analystes. Ils sont généralement déclenchés par des humains, pour réaliser des tâches sur un PC en lieu et place de la personne, d’où le qualificatif de robots assistés. Et ils ne sont pas intelligents car ne peuvent que réaliser des actions prévues et codées hors de toute exception.
Les robots qui évoluent vers des formes plus complexes sont dits « non assistés » voire autonomes car ils fonctionnent en arrière-plan sans intervention humaine, non plus sur des PC mais sur des serveurs.
Ils peuvent devenir « cognitifs » si on intègre des outils sophistiqués, des algorithmes, qui permettent de traiter des exceptions dans les tâches ou processus une fois qu’ils auront été entrainés (le Machine Learning !) grâce à un grand nombre d’occurrences (le fameux Big Data !).
En amont de ces robots cognitifs, d’autres outils aussi basés sur Big Data, Machine Learning et des algorithmes pourront être mis en oeuvre.
Par exemple, pour reconnaître des données sur un écran (computervision), extraire des données numérisées de sources non structurées (Intelligent Character Recognition, Cognitive Reading), analyser un processus complet traité par plusieurs applications ou ERP (process mining), tirer du sens d’un texte (Natural Language Processing).
Certains appelleront cela de l’intelligence artificielle (IA), mais automatisation intelligente (AI) ou intelligence augmentée serait plus proche de la réalité.
Cela devient alors un vrai projet d’entreprise, co-piloté par la DSI et la finance, qui doit être traité avec une vraie stratégie et une gouvernance stricte avec des experts de la donnée (data scientists), des métiers et des budgets conséquents.
Cela pourrait n’être réservé qu’aux grandes groupes mais de nouveaux modèles ont vu le jour qui permettent aux PMI/ETI de bénéficier de ces nouvelles technologies.
De nouveaux modèles d’utilisation pour une plus large population
Les nouveaux modèles à notre disposition prennent la forme de :
- Robots pré-programmés ou « digital worker ». Par exemple, une réconciliation bancaire ou un « onboarding » de nouveaux employés ne sont pas très différents d’une entreprise à l’autre. Ces robots sont disponibles à l’achat chez des prestataires spécialisés mais aussi disponibles dans des communautés d’échanges qui mettent en commun leurs réalisations.
- « Robot-as-a-service ». Des entreprises spécialisées telles que H4H mettent à disposition des robots RPA ou tout autre outil d’IA/AI à leurs clients qu’ils facturent à l’usage, par exemple pour quelques heures par mois ou un volume de documents donné. Tous les investissements en technologie, en compétence métier et en personnel expert sont faits par ces sociétés.
N’oublions pas les outils d’IA/AI en open source disponibles sur internet ou inclus dans les suites Microsoft ou dans Google, voire sur nos smartphones.
Des opportunités pour les entreprises de toute taille et leurs collaborateurs
Ainsi, que ce soit grâce à la facilité de démarrer, aux nouveaux modèles de livraison, d’utilisation ou de facturation, l’automatisation et la robotisation s’invitent dans quantité de situations encore impensables il y a quelques années, voire quelques mois, par exemple :
Les PME/PMI/ETI ou les grandes entreprises en recherche de productivité mais aux ressources financières limitées ;
Les directions métiers qui sont confrontées à des DSI surchargées ou qui veulent défendre leur pré carré ;
- Les urgences opérationnelles telles que le télétravail dans le cadre de la crise du Covid, des pics de charge imprévus, etc. ;
- Le test à moindre frais des nouvelles technologies pour évaluer l’adéquation aux besoins de l’entreprise et établir leur feuille de route digitale à leur rythme sans écouter uniquement le chant des sirènes des offreurs ou des cabinets de conseil ;
- L’utilisation temporaire de robots pendant la mise en oeuvre d’un nouvel ERP qui automatisera des processus complets et rendra obsolète les robots palliatifs ;
- La mise en place d’un Centre d’Expertise automatisation (CoE) avec des collaborateurs à former ou des experts à recruter.
Ces nouvelles technologies d’automatisation ont d’autres vertus qu’il convient de souligner et qui profitent au plus grand nombre.
La crise du Covid a accéléré les besoins d’automatisation pour réduire au minimum le travail manuel dans l’entreprise et faciliter le télétravail. Avant de robotiser, il est nécessaire de revoir les processus pour les simplifier et d’éliminer les étapes et les tâches inutiles encore en place pour des raisons historiques dépassées. Cela donne plus de sens aux travaux qui restent à réaliser.
L’expérience montre que pas plus de 10 à 15 % de l’activité d’un collaborateur est vraiment robotisable. Il peut ainsi se consacrer à des tâches plus intéressantes et gagner de la QVT (Qualité de Vie au Travail) sans crainte de voir son poste disparaître.
Les barrières à l’entrée pour la prise en main de ces technologies sont faibles. On voit apparaître de nombreuses start-ups créées sur des niches de l’automatisation par des geeks ambitieux à la recherche d’une certaine qualité de vie hors de leur entreprise.
Si la vision du leader de la RPA, UiPath, se réalise, un robot par collaborateur, tout comme pour les PC en leur temps, nous ne sommes qu’au début de la démocratisation de l’automatisation!
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Armand Angeli est Membre du Comité éditorial de finance&gestion, Président du Groupe CSP/RPA/AI de la DFCG, Président du Groupe International de la DFCG
Publié précédemment dans Finance & Gestion DFCG
